Managed print services για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις

Πολλές μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις διαχειρίζονται την εκτύπωσή τους αποσπασματικά. Ένα μηχάνημα αγοράστηκε πριν χρόνια, ένα άλλο προστέθηκε αργότερα χωρίς συνολικό σχεδιασμό, και τα αναλώσιμα παραγγέλνονται όποτε τελειώσουν. Το managed print (διαχειριζόμενη εκτύπωση) προτείνει μια πιο οργανωμένη προσέγγιση σε αυτό το σύνολο.

Η ιδέα δεν είναι να αλλάξει κανείς όλο τον εξοπλισμό από την αρχή. Είναι να αποκτήσει η επιχείρηση μια πιο ξεκάθαρη εικόνα του τι έχει, πώς το χρησιμοποιεί και πού ξοδεύει, ώστε οι όποιες αλλαγές να βασίζονται σε στοιχεία και όχι σε εντύπωση. Πολλές φορές, η ίδια η καταγραφή αυτής της εικόνας αποκαλύπτει προβλήματα που η επιχείρηση δεν είχε συνειδητοποιήσει.

Τι είναι managed print services

Ο όρος περιγράφει μια συνολική εικόνα του printing environment (περιβάλλοντος εκτύπωσης) μιας επιχείρησης, αντί για μεμονωμένες αποφάσεις. Περιλαμβάνει τον εξοπλισμό, τον τρόπο χρήσης του, τα αναλώσιμα, την τεχνική υποστήριξη και την παρακολούθηση του κόστους. Ο σκοπός είναι να βλέπονται όλα αυτά τα κομμάτια μαζί, ώστε να είναι πιο εύκολο να εντοπιστεί τι λειτουργεί καλά και τι όχι.

Δεν πρόκειται για ένα σταθερό, προκαθορισμένο πακέτο με συγκεκριμένα inclusions. Κάθε επιχείρηση έχει διαφορετικό όγκο εκτυπώσεων, διαφορετικό αριθμό χρηστών και διαφορετικές καθημερινές ανάγκες, οπότε και η οργάνωση διαφέρει ανάλογα.

Μπορεί να αφορά ένα μόνο πολυμηχάνημα σε ένα μικρό γραφείο ή αρκετές συσκευές σε διαφορετικά τμήματα μιας μεγαλύτερης επιχείρησης. Σε κάθε περίπτωση, η λογική παραμένει η ίδια: να υπάρχει μια συνολική εικόνα αντί για μεμονωμένες, ασύνδετες αποφάσεις.

Γιατί ενδιαφέρει μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις

Η αποσπασματική διαχείριση συνήθως δημιουργεί προβλήματα που γίνονται εμφανή με τον καιρό. Διαφορετικά μηχανήματα χωρίς συνολικό σχεδιασμό, αναλώσιμα που παραγγέλνονται την τελευταία στιγμή και ένα συνολικό κόστος που δεν είναι ξεκάθαρο είναι συχνά φαινόμενα.

Σε αρκετές περιπτώσεις, ο εξοπλισμός επιλέχθηκε σταδιακά, ανάλογα με την εκάστοτε ανάγκη, χωρίς να εξεταστεί ποτέ ως σύνολο. Αυτό δεν σημαίνει απαραίτητα ότι κάτι λειτουργεί λάθος, αλλά συχνά σημαίνει ότι υπάρχει περιθώριο καλύτερης οργάνωσης. Με τον καιρό, αυτές οι μικρές, ξεχωριστές αποφάσεις τείνουν να συσσωρεύονται σε ένα σύνολο που είναι δύσκολο να παρακολουθηθεί συνολικά.

Σε αυτό το σημείο μπαίνει στην εικόνα ο ρόλος ενός τοπικού συνεργάτη, που γνωρίζει τον εξοπλισμό και τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης.

Σε αυτό το σημείο, ένας συνεργάτης μπορεί να βοηθήσει στην αποτύπωση του υπάρχοντος εξοπλισμού και του πραγματικού όγκου χρήσης. Η ομάδα της TrustPS μπορεί να αποτελέσει ένα σημείο αναφοράς για επιχειρήσεις που θέλουν να εξετάσουν πιο οργανωμένα το εκτυπωτικό τους περιβάλλον, πριν αποφασίσουν αν χρειάζεται κάποια αλλαγή. Έτσι, η αξιολόγηση ξεκινά από τις πραγματικές ανάγκες και όχι από μια γενική πρόταση εξοπλισμού.

Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε μικρή ή μεσαία επιχείρηση χρειάζεται απαραίτητα managed print. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η υπάρχουσα λύση μπορεί ήδη να καλύπτει επαρκώς τις ανάγκες. Το ζήτημα είναι να υπάρχει σαφής εικόνα, ώστε η απόφαση να βασίζεται σε πραγματικά δεδομένα και όχι σε συνήθεια.

Έλεγχος κόστους και λειτουργίας

Το πραγματικό κόστος εκτύπωσης δεν προκύπτει μόνο από την τιμή αγοράς του εξοπλισμού. Διαμορφώνεται από τα αναλώσιμα, το κόστος ανά σελίδα, τη συντήρηση και τη συχνότητα προβλημάτων λειτουργίας, δηλαδή downtime (διακοπή λειτουργίας). Πολλές επιχειρήσεις γνωρίζουν μόνο ένα μέρος αυτής της εικόνας, συνήθως την αρχική τιμή, χωρίς να έχουν παρακολουθήσει τα υπόλοιπα στοιχεία με τον καιρό.

Όταν αυτά τα στοιχεία εξετάζονται μαζί, αντί για μεμονωμένα, γίνεται πιο εύκολο να εντοπιστεί αν ο υπάρχων εξοπλισμός ταιριάζει πραγματικά στον όγκο χρήσης της επιχείρησης. Ένα μηχάνημα ακατάλληλο για τον πραγματικό φόρτο εργασίας συνήθως κοστίζει περισσότερο μακροπρόθεσμα, ακόμη κι αν η αρχική του τιμή ήταν χαμηλή.

Η παρακολούθηση αυτών των στοιχείων δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη. Αρκεί μια απλή, τακτική καταγραφή του πόσο εκτυπώνει η επιχείρηση, πόσο κοστίζουν τα αναλώσιμα και πόσο συχνά προκύπτουν προβλήματα, ώστε να υπάρχει μια ρεαλιστική εικόνα με τον καιρό.

Συντήρηση, αναλώσιμα και υποστήριξη

Η οργανωμένη διαχείριση βοηθά μια επιχείρηση να έχει σαφέστερη διαδικασία γύρω από τρία βασικά σημεία: τι γίνεται όταν προκύψει τεχνικό πρόβλημα, πώς προγραμματίζεται η συντήρηση και πώς παρακολουθούνται τα αναλώσιμα ώστε να μην τελειώνουν απροειδοποίητα.

Χωρίς αυτή τη διαδικασία, η ευθύνη συχνά πέφτει σε ένα μόνο άτομο μέσα στην επιχείρηση, το οποίο πρέπει να θυμάται πότε χρειάζεται νέο toner ή ποιον να καλέσει σε περίπτωση βλάβης. Μια πιο δομημένη προσέγγιση μειώνει αυτή την εξάρτηση και κάνει την καθημερινότητα πιο προβλέψιμη. Όταν αυτή η γνώση παραμένει σε ένα μόνο άτομο, μια απουσία ή μια αλλαγή προσωπικού μπορεί να δημιουργήσει επιπλέον προβλήματα τη στιγμή που λιγότερο χρειάζεται.

Το ίδιο ισχύει και όταν η επιχείρηση μεγαλώνει ή αλλάζουν οι ανάγκες της. Μια σαφής διαδικασία γύρω από συντήρηση και αναλώσιμα προσαρμόζεται πιο εύκολα σε νέες συνθήκες, σε αντίθεση με μια κατάσταση όπου κάθε απόφαση παίρνεται αποσπασματικά την ώρα που προκύπτει η ανάγκη.

Ασφάλεια και χρήση εκτυπωτικού εξοπλισμού

Όταν πολλά άτομα χρησιμοποιούν κοινόχρηστα πολυμηχανήματα, έχει σημασία να υπάρχει κάποια βασική οργάνωση γύρω από την πρόσβαση και τα έγγραφα που εκτυπώνονται ή σαρώνονται. Αυτό δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκο, αρκεί να υπάρχει μια στοιχειώδης λογική στο ποιος έχει πρόσβαση σε τι.

Είναι ένα σημείο που συχνά παραβλέπεται στην αποσπασματική διαχείριση, αλλά αξίζει να λαμβάνεται υπόψη όταν μια επιχείρηση οργανώνει το εκτυπωτικό της περιβάλλον από την αρχή. Ακόμη και μια απλή συνήθεια, όπως το να μην αφήνονται ευαίσθητα έγγραφα στον δίσκο εκτύπωσης, κάνει τη διαφορά στην καθημερινή λειτουργία ενός γραφείου με πολλούς χρήστες.

Πώς επιλέγεται συνεργάτης managed print

Η επιλογή συνεργάτη δεν πρέπει να βασίζεται μόνο στην τιμή. Αξίζει να εξετάζεται αν κατανοεί πραγματικά τον όγκο χρήσης της επιχείρησης και αν εξετάζει το σύνολο του υπάρχοντος εξοπλισμού, αντί να προτείνει αλλαγές χωρίς αυτή την εικόνα.

Εξίσου σημαντικό είναι να εξηγεί καθαρά τι ακριβώς καλύπτει η πρότασή του, πώς οργανώνεται η τεχνική υποστήριξη και πώς αντιμετωπίζονται τα αναλώσιμα και οι αλλαγές αναγκών με τον καιρό. Μια πρόταση προσαρμοσμένη στην πραγματική κατάσταση της επιχείρησης έχει περισσότερη αξία από ένα γενικό πακέτο.

Ένας χρήσιμος τρόπος να αξιολογηθεί μια πρόταση είναι να εξεταστεί αν στηρίζεται σε πραγματικά στοιχεία για την επιχείρηση, όπως ο υπάρχων εξοπλισμός και ο πραγματικός όγκος χρήσης, ή αν πρόκειται απλώς για ένα τυποποιημένο πακέτο που προσφέρεται σε κάθε πελάτη με τον ίδιο τρόπο.

Συχνές Ερωτήσεις

Τι σημαίνει managed print;

Σημαίνει την οργανωμένη διαχείριση του εκτυπωτικού περιβάλλοντος μιας επιχείρησης, από τον εξοπλισμό και τη χρήση του μέχρι τα αναλώσιμα, τη συντήρηση και την τεχνική υποστήριξη, αντί για μεμονωμένες αποφάσεις που παίρνονται ξεχωριστά.

Πότε συμφέρει για μικρή επιχείρηση;

Σε αυτές τις περιπτώσεις, μια πιο δομημένη προσέγγιση μπορεί να βοηθήσει την επιχείρηση να αποκτήσει σαφέστερη εικόνα για τη χρήση και το κόστος της εκτύπωσης.